E-facture : C’est quoi ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique, ou e-facture ? Comment devrait-elle être structurée ? Quels sont les avantages qu’elle offre ? Nous sommes là pour répondre à toutes vos interrogations !

À partir de 2026, la facturation électronique, ou e-facture, deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises. Vous vous demandez en quoi cela consiste, quelles conditions doivent être remplies pour mettre en place l’e-facturation, en quoi elle diffère de la facture papier, et comment envoyer une e-facture ? Nous sommes là pour répondre à toutes vos questions !

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Il est important de ne pas confondre la e-facture avec une simple facture dématérialisée, comme celles au format PDF. Une e-facture, ou facture électronique, est intégralement créée, envoyée, reçue et archivée sous forme numérique, et doit répondre à des critères précis pour être considérée comme valide :

• Authenticité de l’origine : L’identité de l’émetteur de la facture doit être clairement établie et vérifiable, assurant que la facture provient bien de la personne ou de l’entité déclarée.
• Intégrité du contenu : Une fois émise, la facture ne doit subir aucune modification. Son contenu doit rester inchangé pour garantir sa fiabilité.
• Lisibilité : Toutes les informations présentes sur la facture doivent être facilement lisibles, assurant une clarté pour toutes les parties prenantes.

Pour faciliter l’échange et la consultation des e-factures, les entreprises doivent adopter des normes uniformes. L’État a choisi le modèle organisationnel « en Y », qui nécessite l’utilisation d’un tiers de confiance, désigné sous l’appellation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

Quels sont les avantages de l’e-facture ?

L’e-facturation offre de nombreux avantages, que nous explorons ci-dessous :

Gain de temps
Avec l’e-facturation, la rédaction et l’envoi de factures se font en un clic grâce à des logiciels de gestion qui automatisent entièrement le processus. Cette automatisation réduit considérablement le temps nécessaire pour traiter chaque facture, ce qui influence positivement les délais de recouvrement.

Réduction du risque d’erreurs
Le processus automatisé de facturation réduit les interventions humaines, diminuant ainsi le risque d’erreurs dans le libellé des factures.

Réduction des coûts
Passer à l’e-facturation engendre des économies significatives. Les coûts d’impression et d’affranchissement des factures disparaissent, et il y a également une réduction des frais de personnel. Globalement, l’e-facturation peut réduire les frais de traitement de factures jusqu’à 79%, permettant de réallouer ces économies à d’autres besoins de l’entreprise.

Traçabilité améliorée
L’e-facturation assure un suivi précis de chaque étape du processus de facturation, de la création de la facture jusqu’à l’expiration du délai légal de conservation. Cela facilite la recherche de factures par date, émetteur, destinataire ou montant, et simplifie la gestion des archives. C’est aussi un atout lors des contrôles fiscaux, toutes les informations étant sécurisées et facilement accessibles électroniquement.

Sécurité des données
La sécurité des factures stockées numériquement est cruciale. Il est essentiel d’adopter un système d’e-facturation qui garantit une gestion adéquate des données confidentielles. Il convient de s’informer soigneusement sur les options disponibles et de discuter avec votre fournisseur de logiciel pour assurer la protection de vos données.

Impact écologique positif
Le remplacement des factures papier par des factures électroniques est bénéfique pour l’environnement. Cette pratique réduit l’utilisation de papier et de produits chimiques tels que l’encre, et diminue également le besoin de transport physique des documents.

En somme, l’e-facturation n’est pas seulement une obligation future ; c’est une opportunité d’optimiser les processus d’affaires, d’accroître l’efficience et de contribuer à la protection de l’environnement.

Quelles informations doivent apparaitre sur une e-facture ?

Une facture électronique doit contenir les mêmes informations qu’une facture papier pour assurer sa conformité légale. Voici les éléments essentiels qui doivent y figurer :

• Date de la facture : Indique quand la facture a été émise.
• Numéro de la facture : Un identifiant unique pour la facture.
• Date de la vente ou de la prestation de service : La date à laquelle les biens ont été livrés ou les services rendus.
• Identité du vendeur ou du prestataire de services : Nom et coordonnées du fournisseur.
• Identité de l’acheteur ou du client : Nom et coordonnées de l’acheteur.
• Numéro du bon de commande : S’il a été émis par l’acheteur avant la facturation.
• Numéro d’identification à la TVA : Important pour les transactions entre entreprises, surtout dans l’UE.
• Désignation et décompte des produits et services : Description détaillée de ce qui est vendu ou servi.
• Prix catalogue : Prix unitaire des produits ou services avant toute réduction.
• Taux de TVA légalement applicable : Le pourcentage de TVA qui s’applique à la vente.
• Réduction de prix : Détails de toutes les remises ou rabais appliqués.
• Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) : Le total avant et après application de la TVA et autres taxes.
• Adresse de facturation : Où la facture doit être envoyée ou où le client est enregistré.
• Informations sur le paiement : Modalités de paiement, incluant les détails de compte pour les virements, les délais de paiement, etc.
• Garantie légale de conformité de deux ans : Mention de la garantie pour les biens, conforme à la législation applicable, surtout dans l’Union européenne.

Ces informations assurent que la facture électronique répond à tous les critères réglementaires et est valide aux yeux de la loi, tout comme une facture papier.

L’envoi d’e-factures est-il obligatoire ?

L’introduction de la facturation électronique dans les transactions interentreprises deviendra une pratique standard à partir de 2026, suivant les directives de la loi de finance pour 2024. Ce changement, déjà en vigueur dans le secteur public, sera déployé en deux phases pour les entreprises privées :

Première phase – 1er septembre 2026 (ou au 1er décembre 2026)

• Pour les ETI et Grandes Entreprises : Ces entreprises seront tenues à l’obligation d’émission de factures électroniques et à l’e-reporting, qui implique la transmission des données de facturation à l’administration fiscale.
• Pour toutes les entreprises : Toutes les entreprises, quel que soit leur taille, devront être équipées pour recevoir des factures électroniques.

Deuxième phase – 1er septembre 2027 (ou au 1er décembre 2027)

• Pour toutes les entreprises : L’obligation d’émission et d’e-reporting sera étendue à toutes les entreprises, y compris les TPE, PME et les travailleurs indépendants.

Il est fortement conseillé aux entreprises de commencer dès maintenant à se préparer à ces changements. L’adoption précoce d’un logiciel de facturation électronique offre plusieurs avantages clés :

1. Conformité légale assurée : Un logiciel de facturation approprié garantira que vos factures respectent les exigences légales et réglementaires, évitant ainsi des pénalités potentielles.
2. Amélioration de l’efficacité : La facturation électronique automatise de nombreux processus manuels, réduisant ainsi les erreurs et accélérant le cycle de facturation.
3. Optimisation de la gestion financière : Le suivi en temps réel des transactions et des flux de trésorerie permet une meilleure gestion financière et une planification plus stratégique.

Anticiper le passage à la facturation électronique non seulement facilitera la transition mais également maximisera les avantages compétitifs en termes d’efficacité opérationnelle et de conformité.

Foire aux questions (FAQ)