Il est crucial de comprendre les obligations liées à la facture électronique pour une préparation adéquate. Voici les informations essentielles à connaître.
Les obligations liées à la facture électronique sont strictes et doivent être scrupuleusement respectées pour assurer la validité des transactions commerciales, tant pour l’émission que pour la réception des factures.
Disposer d’un logiciel conforme pour la facture électronique
Les obligations associées à la facturation électronique imposent la production de factures dans un format structuré, c’est-à-dire un format que les logiciels de facturation peuvent lire directement.
Pour répondre à cette exigence, deux options sont possibles :
Collaborer avec un opérateur spécialisé dans la dématérialisation.
Utiliser un logiciel de gestion comptable qui respecte les normes requises.
Ajouter des mentions à ses factures
La deuxième obligation liée à la facture électronique concerne l’intégration d’informations spécifiques dans chaque facture émise, telles que définies par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) :
- Numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
- Adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client.
- Description détaillée de la nature de la prestation :
- Livraison de biens exclusivement.
- Prestation de services exclusivement.
- Combinaison de livraison de biens et de prestation de services.
- Mention spéciale « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si applicable.
Toute facture qui ne respecte pas ces exigences sera bloquée avant même d’être transmise à son destinataire.
Transmettre ses factures par une PDP
La troisième des cinq obligations de la facture électronique exige que les factures soient transmises via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette plateforme agit comme intermédiaire pour assurer que les factures sont envoyées et reçues conformément aux normes réglementaires, facilitant ainsi le processus d’échange sécurisé entre les entreprises.
Identifier son entreprise dans l‘annuaire central
La quatrième obligation de la facture électronique nécessite que chaque entreprise soit formellement identifiée par ses partenaires commerciaux, ce qui implique une inscription dans un annuaire central. Cela est essentiel pour « pouvoir recevoir une facture électronique ».
À la suite de l’entrée en vigueur de cette réglementation, il deviendra obligatoire pour toute entreprise désirant engager des transactions commerciales de figurer dans cet annuaire, identifiée par son numéro SIREN ou SIRET.
Sans cette identification formelle, il sera impossible pour une entreprise de fournir des services essentiels comme la téléphonie, l’énergie, ou l’eau, car elle ne pourra pas émettre de factures de manière réglementaire.
Déclarer sa PDP pour recevoir les factures
La dernière des obligations de la facture électronique est la nécessité de déclarer officiellement sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette plateforme sert de canal à travers lequel les fournisseurs de l’entreprise peuvent transmettre leurs factures. Sans une telle plateforme déclarée, l’entreprise ne peut pas procéder au commerce électronique.
Conclusion
Pour résumer, voici les cinq obligations essentielles de la facture électronique :
- Utiliser un logiciel de gestion comptable conforme ou s’appuyer sur un opérateur de dématérialisation partenaire pour générer des factures dans le format structuré requis.
- Intégrer des informations précises et obligatoires sur les factures, comme spécifié par la réglementation.
- Transmettre les factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour assurer la conformité et la sécurité dans les échanges de factures.
- Être inscrit dans l’annuaire central pour permettre une identification formelle par les partenaires commerciaux.
- Déclarer une plateforme partenaire de dématérialisation, facilitant la réception et l’envoi de factures électroniques.
Ces mesures sont essentielles pour garantir que les transactions commerciales se déroulent de manière fluide, sécurisée et conforme aux exigences réglementaires en vigueur.